「101招變身工作快手」讀後心得

你是真忙? 還是瞎忙? 這本經理人月刊的特刊, 在序開頭就問了這句話, 說真的, 問得好. 接下來就看看內容吧!

時間規劃

• 如同許多時間管理的觀念, 第一步要先記錄自己目前使用時間上的分配. 跟理財第一步要先記帳一樣, 其實就是要先了解現況, 才知道如果去改善現況.
• 第二步: 從記錄中, 找到無生產力, 浪費時間的活動. 例如, 如果不做這件事, 也不會怎麼樣, 就不應該把時間花在這上面. Peter Drucker發現, 有些大忙人之所以忙, 是因為他們從不錯過任何事. 嗯...仔細想想, 我好像是這種人...什麼信都想看, 結果就是看不完...最近學會授權, 有些會也沒去開, 是有好一點...不過還是加個"檢討"註記: 
• 如果某件事, 是可以交給其他人做得更好或一樣好, 就應該交付出去. 主管應把省下來的時間, 拿去做更重要的事.
• 有沒有什麼事, 是對部屬沒有生產力, 而浪費了部屬的時間的? Peter Drucker舉了個開會的例子, 說真的, 我的工作上有很多這種無意義的會, 找了一大堆人, 但是大家都埋頭做自己的事, 人在心不在.
• 時間管理的天敵: 組織管理不善, 制度設計欠佳
  • 1. 組織缺乏制度或遠見; 組織如果周期性出現相同的問題, 都是組織文化馬虎和懶散的症狀.
  • 2. 組織人浮於事; 人力要精簡, 人一多, 就會花更多時間在「互動」而不是用在工作上.
  • 3. 組織運作不順暢; 最明顯的症狀, 就是會議過多. 會議必須是組織的例外, 而非常規. 開會和工作不能同時進行. 如果人人都在開會, 表示沒人在做事.
  • 4. 資訊不流通; 會造成無謂時間浪費在溝通上. 另資訊要清楚, 不要讓接獲資訊的人還要花時間解讀.
• 第三步: 找出完整的時間區塊, 專心地完成重要的事. 每週找個半天, 一天, 或是「早起」. 一般來說, 早起的效率比晚上把工作帶回家做更好, 因為晚上已經累了一天了.
• 第四步: 獲致效能的秘訣, 就是「專注」, 重要的事最優先, 且一次只做一件事. 這跟我一直以來堅守的工作態度一樣, FOCUS, 不管做什麼事都一樣, 人的一生只要找對一件事, FOCUS下去, 這一生就會有所成就. Peter Drucker指出, 許多主管之所以無法專注, 困難是在找出次要的事, 即找出什麼事情不要做.
• 時間是最寶貴的資源, 除非可以管理時間, 否則無法管好任何事.
• 所有的資源與時間, 都應該用來讓一個「表現傑出」的人達到「登峰造極」. 一個人的精力一定要用在自己擅長的領域.
• 養成工作計劃的習慣; 每天花20分鐘, 安排明天的工作計劃; 每週五花一小時, 安排下週的工作規劃; 每月底花一天, 規劃下個月工作計劃.

日常工作

• Email: 先把結果或目的在主旨中說明清楚, 內容再補充細節. 「時間點＋動詞／事件」
• 有效溝通: 「效率」和「效果」
• 檔名加註檔案時間, 以加速讀者辨識
• Email中最常出現的9種錯誤
• 一頁企畫案
  1. 簡明敍述「標題」
  2. 現況／問題分析
  3. 具體指出「目標」
  4. 提供執行策略與計劃

會議管理

• Intel決策會議七大要訣
  1. 不得遲到
  2. 決策的制定/執行應由熟稔相關議題或技能的工作擔任決策制定者
  3. 自由討論
  4. 產生清楚的決策
  5. 全員支持; 不表示每個人都完全同意, 但不滿意還是得支持.
  6. 當一群職位相當的人開會, 指定一名職位較高的資深經理人參與會議.
  7. 記錄人記下所有「待完成任務」與決議, 並在會議結束20小時內發出.
• 奧美的動腦會議守則
  1. 事前釐清主題, 讓與會者提前構思
  2. 會議時間不超過1小時
  3. 討論期間人人都要發言
  4. 不批評他人的創意或想法
  5. 先求創意點的多與廣, 再評估可行性
  6. 動腦會議的流程不被打斷
  7. 遇到會議冷場時, 主持人要出來破冰

魚骨圖

今天在分析問題時, 順手用了魚骨圖, 是個好東西.

魚骨圖, 正式學名是「要因分析圖」- Cause Effect Diagram And Cards (CEDAC). 以下是相關文章.

學魚骨圖 確定問題‧抓出關鍵 去除瓶頸‧確實解決

5類會議圖表

加班惡夢

最近在思考如何可以不加班, 但是還是天天加班. 查到了這篇文章:

工作祕技》消滅「來不及」4技巧，擺脫加班惡夢

其中的第1,2,4項我都認同, 尤其是第4項, 確實Email不是一個好的溝通工具, 如果能打電話或當面談, 絕對都比Email有效率.

但是第3項, 就值得討論. 我們做工程的, 其實比較要求一次做對, 一次做好, 一件事做2次以上, 其實有很大的可能反而會浪費時間. 所以我覺得這邊講到工作做到70%的完成率這個部份, 應該要by case來看. 例如, 老板要求你明天完成一件事, 你知道如果要把這件事做完美, 需要2天時間, 可是你只有1天時間. 你有兩個選擇, 1是delay, 給老板1個100%的東西; 1是on time, 給老板1個70%的東西. 請站在你的老板的角度想, 你就可以做出正確的決定.

海鷗管理

上個週末, 帶小朋友去家附近的MaDonald. 這是個不錯的地方, 因為小朋友也愛去玩, 而這家McDonald特別的是, 他們都會放"經理人月刊"!! 雖然大多是過期的, 但是管理知識比較沒有時效性, 所以我也滿喜歡去這家McDonald的.

本週看到2009/2月號的其中一篇文章:

向「海鷗管理」說再見，有效授權6步驟

看完後, 給自己一個警惕. 其實我在公司有看到一個實例, 而這個主管在其他單位同仁的口中, 就是個不管事的主管, 其實評價並不好. 我也大概跟他的member談過, 還真的就是這篇文章說的"海鷗管理"哩!

這6個步驟, 其中1,2是授權前的準備, 3~6就是在做定期檢核. 這個相當重要, 一來主管可以掌握相關進度, 二來也可以檢視被授權者的方向是否維持在正確的路上.

此文少了一個table, 我把它補上來:

	部屬能力 高	部屬能力 中	部屬能力 低
工作/專案風險 高	A	A	B
工作/專案風險 中	A	B	C
工作/專案風險 低	B	C	C